Toplantı Yöntemi Üzerine: Toplantıların Ardışıklığını Kırmak ve Toplantıyı da Değerlendirmek – M. Özgür
Bu yazıda şirketlerce ve akademik kurumlarca kullanılan basit tekniklerden bahsedeceğim, zira derdi “toplumsal özgürleşme” olanlar olarak; eleştirel gözümüzü kapatmadan da olsa bu tekniklerden yararlanabileceğimizi düşünüyorum.
“Sırayla konuşun”, “Her kafadan bir ses çıkmasın” diyerek büyütüldük. Sırayla konuşulan toplantılar sıkıcıdır aslında, özellikle konuşmalar uzunsa. Gündem önerileri alınıp bir gündeme geçildikten sonra, ilgi genelde azalır. Gündem belirlemede fikirler çok kısa ifade edilmiş, gündeme geçildiği anda ise ifadeler süre olarak çok uzamıştır. Aslında bu yöntemle kendini iyi ifade edenlere imkan tanınır. İki kısım arasında, bireylere tanınan süre olarak büyük bir uçurum vardır. Gündeme geçildiğinde, o gündemle ilgili olmayanlar beklemeye geçer, o gündemi iyi bilen insanlar konuşunca zaten herkes daha kendi kelimeleri ile kendini ifade edemeden konu tartışılmış olur. Çoğu zaman sıra konuşmak isteyenlerin hepsine gelmeden başka gündeme geçilir mecburen.
Bir kampanya değerlendirme ya da bir süreç değerlendirme toplantısında aslında herkesin bizzat katılmış olduğu kampanya ya da süreç hakkında güçlü fikirleri vardır. Benzer de olsa bir fikri ilk ifade eden, başka şekilde ifade edilmesini de engellemiş olur, bir daha o konuya dönmek zaman kaybı olacağı için, kısa onay cümleleri ile geçilir. Çünkü tartışmalar ardışıklık esasına dayalı yapılır. Bu yazıda şirketlerce ve akademik kurumlarca kullanılan basit tekniklerden bahsedeceğim, zira derdi “toplumsal özgürleşme” olanlar olarak; eleştirel gözümüzü kapatmadan da olsa bu tekniklerden yararlanabileceğimizi düşünüyorum.
I – Herkesin Görüşünü Hızlıca Aynı Anda Almak, Eşitçe Görselleştirmek
Toplantılarda katılımı arttırmanın, fikirlerin ifade edilmesini sağlamanın önemli araçlarından biri, herkesi aynı anda düşünmeye yöneltmek ve bu fikirleri yan yana görünecekleri şekilde bir yere yapıştırmak ya da tahtaya yazmaktır. Bu teknik, aynı zamanda görüşlerin kısaca ve uzunca dile getirildiği kısımları ayırmak, ikisine birden olanak tanımak anlamına gelir. Toplantının ya da her gündemin ilk 5 dakikası bu fikirlerin sakince düşünülüp küçük kağıtlara (post-it) herkesçe bireysel olarak mümkünse kalın kalemlerle yazılması ve bu fikirlerin bir arada tahtaya yapıştırılması ya da yazılmasıyla geçer. Ardından o kişiler kısaca yapıştırdıkları fikri bir iki cümle ile anlatabilir. Böylece genel olarak süreç ile ilgili ya da gündem ile ilgili herkesin sesi duyulmuş, tüm fikirler ardışık değil paralel bir şekilde aynı anda görselleştirilmiş, temsil edilmiş olur. İlk 5 dakika sonunda tüm fikirler artık 1 cümle olarak da olsa tahtada hazırdır. Özellikle kampanya değerlendirme toplantıları, periyodik bir yayının çıkmasından sonra yapılacak değerlendirme toplantıları açısından iyi bir yöntem olarak denenebilir. Fikirler 4 tema altında olabilir:
-Neyi iyi yaptık
-Neyi kötü yaptık
-Neyi yapmaya devam edelim
-Neyi artık yapmayalım
Ardışıklığı kırma ve tüm görüşleri başta almaya dayalı bu yöntem toplantı planlamasını kolaylaştırır, zira görüşler baştan ortaya dökülmüştür. Ayrıca “Herkes sırayla kısaca görüşünü açıklasın” denmesinden de iyidir, zira insanlar sıra kendilerine gelirken düşünecekleri için sıradan konuşanı iyi dinlemeyebilirler. Sıra, konuyu ilk açanın ifadesini güçlü kılar genelde ve konular topluca aynı anda görülemez.
Ardışıklığı kırmak çok kritiktir, tablo ortaya çıktığında bazı konularda tartışmaya bile gerek kalmadan anlaşılmış olur. Bu bir değerlendirme toplantısı ise, herkes değerlendirilen dönem boyunca yapılan 3 iyi 3 kötü şeyi de küçük kağıtlara yazabilir, ardından bunlar oylanabilir de, birisi başka birinin yazdığına katıldığında kendisi yeniden yazmayıp, o kağıda +1 yazabilir.
Herkes birkaç cümle ile tahtaya görüşünü yapıştırırken kısaca anlatacaktır ya da biri hepsini hızlıca okur. Sonra normal toplantı şeklinde bu gündemlere geçilebilir.
II – Toplantının Kendisinin Yarattığı Düşünce ve Duygular
Başka bir kritik bir konu da toplantının kendisinin insanlarda toplantıya dair fikirler uyandırdığının, toplantıların biçimi, zamanlaması ile ilgili fikirler uyandırdığının farkında olmaktır. Toplantıda bir konunun çok iyi ve çok kötü tartışıldığı gibi, yetersiz tartışıldığı gibi fikirler oluşabilir. Bazısına göre toplantıların verimsizliği bir kez daha kanıtlanmış olabilir ya da çok verimli olduğu hissedilmiş olabilir. Tüm bu duygular, düşünceler içerik tartışmasında ortaya genelde çıkamaz ya da içerik tartışılırken yine bazı insanlar baskın çıkmış olabilirler ve toplantı bittiğinde buna dair hisler, tepkiler dile getirilmemiş olabilir.
Tüm bu nedenlerle, toplantı sonlarında; bu toplantının kendisiyle ilgili olarak ne iyiydi, ne kötüydü, neyi yapmaya devam etmek lazım, neyi yapmamak lazım şeklinde insanların hızlıca görüş belirtmesi sağlanabilir. Toplantıyı kolaylaştıran kişi bu dört soruyu ardı ardına sorabilir. Örneğin “Ses sistemi kötüydü, bazıları uzun konuştu, uyarmamıza rağmen fısıldaşmalar oldu, ekonomik krizin etkileri nasıl gündemleştirilecek kısmı derinleşmedi, toplantıları başka gün yapalım” gibi şeyler bu kısımda dile getirilebilir, toplantıyı bölmez. Yukarıdaki 4 sorunun yanıtlanması da kalabalık gruplarda, panel gibi az konuşmacılı çok izleyicili oturumlarda paralel şekilde yapılabilir; tahta ya da çıkış kapısına yakın bir duvar 4’e bölünüp herkesin aralarda, ya da çıkmadan küçük kağıtlara yazıp, o 4 bölmeden ilgili olana yapıştırmaları istenebilir. Toplantıdan erken ayrılanların çıkmadan yapıştıracakları böyle bir kısım onların da fikirlerini ifade etmelerini sağlayacaktır. Doğal olarak tüm bu toplantıya dair ifadelerin üzerinden panel gibi kalabalık toplantılarda moderatörce okunarak gidilmesi imkansızdır ama düzenleyenler ve izleyiciler için çok anlamlıdır. İzleyenler burada oluşan tabloya bakarak aynı toplantıyla ilgili başka fikirleri de hızlıca taramış olurlar.